Innovation i det offentlige: fra skriftlige vejledninger til pædagogisk online formidling

"… og det var de sene nyheder tirsdag den 26. april. Hav en god aften." Børnene er lagt i seng, dagen er ved at nærme sig sin afslutning, og der er tid til en stille stund. Bare ikke for blomsterhandler Malene Johansen, som lige har lidt papirarbejde, hun skal have klaret, mens der er et ledigt øjeblik. For eksempel til at ordne sygefraværet for assistenten, Birte, der på tredje uge ligger derhjemme med lungebetændelse. Men hov! Hvordan er det nu lige med lønnen ved sygdom? Og kommunen har jo ikke åbent til at svare på spørgsmål om løn og sygdom midt om natten?!

Malene Johansens nye virkelighed

I samarbejde med blandt andet Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og IT- og Telestyrelsen har Effective-Learning udviklet VirkGuiden, som er e-læring for små og mellemstore virksomheder. Her kan virksomhedsejere få information og vejledning om alt fra arbejdsmarkedsbidrag og lønadministration til kontrolbesøg og årsregnskab. Malene Johansen kan selvfølgelig også blive klogere på, hvad hun gør i tilfælde af sygdom hos sine medarbejdere. Og det kan hun både morgen, middag og efter de sene nyheder - det vil sige, når det passer hende.

VirkGuiden består af tre typer e-læring: korte introfilm, længere guides og konkrete øvelser i udvalgte selvbetjeningsløsninger. Løsningen graduerer altså detaljeniveauet for de enkelte emner, samtidig med at den overordnede sammenhæng bibeholdes i kraft af, at emnerne er samlet på én platform.

Niels Andreasen fra IT- og Telestyrelsen har fungeret som projektleder på projektet. Vi har spurgt ham, hvad der affødte behovet for en online platform som Virkguiden, der gik i luften i januar 2011: "Der er flere og flere indberetninger til det offentlige, der kun kan klares digitalt. I den forbindelse er der en del små og mellemstore virksomheder, som har haft brug for vejledning til at komme i gang. Det er tit nogle mere komplekse forhold med økonomiske konsekvenser, der skal indberettes, end fx hvis du skal booke et fly eller leje en bil på nettet. Virkguiden skulle gerne give et bedre overblik og formidle de vigtige overvejelser, som virksomhedsejere skal gøre sig i forbindelse med indberetning - og dermed gøre dem mere selvhjulpne. Derudover er det en stor fordel for brugerne, at de kan tage modulerne i indberetningssituationen, når behovet er der."

Ny generation af formidling

VirkGuiden er et led i en national strategi for udbredelse af e-læring i Danmark. Niels Andreasen ser flere fordele ved e-læring som formidlingsform: "Ud over at e-læring er et meget fleksibelt formidlingsværktøj, bryder det også med det offentliges tradition for skriftlig formidling. Offentlige myndigheder kommunikerer hovedsagligt skriftligt til borgere og virksomheder - gennem skriftlige afgørelser, vejledninger og bekendtgørelser - som modtagerne så er tvunget til at læse sig igennem. Faren er, at hvis man kommunikerer skriftligt til en målgruppe, som måske ikke er særligt skriftligt orienteret, så hjælper man dem ikke særlig meget."

En væsentlig nyskabelse i VirkGuiden er, at fokus for formidlingen er flyttet. Niels Andreasen uddyber: "Der er sket en selektion i forhold til, hvad det vigtigste er, og så er der fokuseret på, hvem modtageren er, og hvilken situation modtageren er i. Løsningen tager altså i langt højere grad højde for brugerens situation. Derudover bruger man de digitale mediers ressourcer, fx lyd, billede og animation. Det betyder, at formidlingen spiller på mange flere strenge end bare den skriftlige."

Klik her for at opleve VirkGuiden

Offentlig formidling i fremtiden

Digitale e-læringsplatforme som VirkGuiden er dynamiske størrelser, der kan ændres og udvides med flere moduler, når nye behov opstår. Det betyder, at kommunikationen fra det offentlige er langt mindre fastlåst end tidligere, samtidig med at målgruppen har let adgang til aktuel information. Og ifølge Niels Andreasen er potentialet for e-læring i det offentlige meget stort: "Jeg synes, at VirkGuiden har vist, at ikke al formidling behøver foregå skriftligt. Man kunne sagtens forestille sig, at også borgere kunne drage stor nytte af e-læring. Fx når forældre skal registrere navnet på deres nyfødte barn, tilmelde Ole til vuggestuen, Frida til skolen og så videre. Derudover er det jo ikke mange borgere, der er vant til at læse meget lange og tunge tekster, og her er e-læring en oplagt kommunikationsform."

Agil udvikling og innovativ e-læring

E-læringen blev skabt i et tæt samarbejde mellem Effective-Learning, IT- og Telestyrelsen, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen samt relevante myndigheder. Tilgangen var en agil projektudviklingsmetode, der rummer en stor grad af fleksibilitet, hvor kunden inddrages hele vejen, gennem flere reviewrunder og tæt dialog. Fordelen ved en agil projektudviklingsmetode er, at den imødekommer de behov for ændringer og tilpasninger, som ethvert projekt støder ind i - og særligt de projekter, der fokuserer på et innovativt resultat. Det betyder også, at metoden udfordrer en meget detaljeret, foruddefineret kravspecifikation. Niels Andreasen forklarer: "Forholdet mellem kravspecifikationen og det produkt, man står med til sidst, er sjældent 1:1. Det er meget svært at forudse de mest optimale løsninger, før man påbegynder projektet. Med en agil udviklingsmetode har man større mulighed for at optimere, hvad det helt nøjagtigt er, man gerne vil have leveret. Her er der plads til at blive klogere undervejs, både i forhold til muligheder og begrænsninger."

At blive klogere undervejs stiller samtidig krav om, at den tætte dialog og sparring opretholdes gennem hele projektet: "Det kræver en involvering hele vejen igennem fra kundens side. Samtidig vil jeg pointere, at selvom en agil metode kræver flere ressourcer fra kunden, får man også tilsvarende mere igen. Tilmed får man præcis det, man vil - og egentlig nok også noget, der er endnu bedre, end det man oprindeligt havde påtænkt", påpeger Niels Andreasen.

Som nævnt er VirkGuiden blevet til i tværoffentligt samarbejde, og også i den forbindelse har agil udvikling ifølge Niels Andreasen været nyttig: "Brugen af en agil metode har været særdeles velegnet i et projekt som vores, hvor mange myndigheder har bidraget, og hvor ikke alle har haft et indgående kendskab til e-læring. Metoden betød, at interessenterne hurtigt kunne få en "look and feel"-fornemmelse af mulighederne med e-læring at arbejde videre ud fra. Det er sværere ved en traditionel leverancemodel."

Hvis du vil læse mere om, hvordan både produkt og samarbejde blev en succes, kan du klikke her. Artiklen inddrager også andre cases med Effective-Learning som leverandør.